segunda-feira, 8 de junho de 2009

Técnicas de arquivamento: classificação, organização, arquivos correntes e protocolo.

Classificação dos Documentos

Um documento é todo material produzido ou recebido no decorrer da existência e das atividades das pessoas jurídicas ou físicas e que pode ser arquivado e conservado para efeitos futuros. Ele pode ser classificado quanto ao gênero (texto, audiovisual, sonoro...) ou à natureza do assunto (ostensivo ou sigiloso). O sigiloso pode ser ultra-secreto (só pessoas intimamente ligadas), secreto ( alto grau de segurança e pessoas funcionalmente autorizadas), confidencial (só pessoas autorizadas) e reservado ( não deve ser de conhecimento público).

Organização dos Documentos

A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de levantamento de dados, análise dos dados coletados, planejamento, implantação e acompanhamento.
O levantamento deve ter documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e pela coleta de informações sobre a sua documentação.
A análise dos dados coletados, em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem a sua realidade operacional.
Para o planejamento deve se levar em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir para o arquivo cumprir seus objetivos em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente).
Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos.
Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos e formulários atendem as necessidades - é que deverá ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho de organização. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos.

Arquivos Correntes

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc.

Protocolo

As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo.

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